Votre politique, appliquée à chaque demande
Votre équipe soumet une demande et ses documents dans l'app web. Les agents la vérifient selon votre politique et tranchent ou escaladent.
Chaque demande en fiche, avec tout le nécessaire
Chaque demande s'ouvre en fiche avec les champs de votre processus, une checklist de tâches et tous les fichiers joints. Votre équipe voit données, avancement et historique sans quitter la fiche.
- Champs personnalisés par processus
- Une checklist de tâches avec leur statut
- Fichiers gardés avec la demande, prêts à ouvrir
Un agent par processus, prêt en quelques minutes
Choisissez un persona, écrivez vos règles en langage courant et indiquez où vont les demandes approuvées et refusées. Vous décidez jusqu'où chaque agent agit seul, de recommander à décider.
- Des personas entre coût et profondeur
- Des règles en langage courant, sans code
- Autonomie : recommander ou décider
Recevez les demandes par formulaires publics ou privés
Créez un formulaire par processus et partagez-le par lien public ou gardez-le interne. Le demandeur suit chaque étape sur un portail de suivi, sans devoir relancer votre équipe.
- Liens publics pour clients et fournisseurs
- Formulaires privés pour votre équipe
- Un portail de suivi pour chaque demandeur
Documents lus et vérifiés automatiquement
Le Document Agent lit chaque pièce jointe et la compare à ce qui a été soumis, pour que personne dans votre équipe ne ressaisisse plus un document.
- Fournisseur, date, montant et autres champs extraits
- Écarts avec la demande signalés
- Documents manquants ou illisibles repérés tôt
Vos politiques, écrites une fois, appliquées partout
Chaque pipeline a ses propres politiques en langage courant : limites d'approbation, budgets, fournisseurs, documents requis. Modifiez une règle et les agents l'appliquent à la demande suivante, chaque version gardée.
- Politiques organisées par pipeline
- Des règles en langage courant
- Versions gardées à chaque changement
Chaque étape reste tracée
Chaque vérification et décision est tracée, par un agent ou une personne : l'audit devient une recherche.
- Chronologie des vérifications et décisions
- Qui a décidé, selon quelle règle
- Prêt quand managers ou auditeurs demandent
Quatre agents, une revue.
Chaque agent prend en charge une partie de la revue. Chaque demande passe par les quatre avant qu'une décision soit prise, et vous voyez ce que chacun a fait.
Policy Agent
Lit vos règles
Transforme votre politique écrite en critères appliqués à chaque demande, et les met à jour dès que vous modifiez la politique.
Document Agent
Lit documents et fichiers
Lit factures, reçus, devis et autres pièces jointes, extrait les champs clés et signale tout élément manquant ou illisible.
Decision Agent
Approuve ou refuse
Applique vos critères à la demande et à ses documents, approuve ou rejette, et consigne la raison de chaque décision.
Escalation Agent
Signale les cas
Transmet ce qui sort de la politique, ou ce dont il doute, à la bonne personne de votre équipe, avec le contexte.
Ce que disent nos clients
“Nous avons lancé Octapipe en un mois, dans nos six centres de distribution. Les validations d'achat qui prenaient des jours prennent des heures, et les achats vont 80 % plus vite. Du premier devis à la validation finale, tout est traçable, et les données vont dans Power BI.”
Thiago C.Coordinateur achats
“Nous avons migré 90 licences d'un autre outil vers Octapipe, l'une de nos meilleures décisions pour les opérations. Expéditions et réassorts passent par un seul flux, relié à Shopify et à la finance, et nous sommes 45 % plus rapides. Chaque équipe voit la même chose au même moment.”
Frederico R.Head of Operations
“Chaque lancement implique des kits pour influenceurs, partenaires et campagnes, à livrer à temps. Avec Octapipe relié à Shopify, nous suivons chaque kit et envoi au même endroit, et nos campagnes vont 22 % plus vite. Rien ne se perd, et les partenariats restent dans les temps.”
Jedeson C.Head of OperationsVotre politique en action
Décrivez votre premier processus et laissez les agents examiner ses demandes.