Cómo entender la estructura de una automatización

Las automatizaciones permiten estandarizar procesos y reducir tareas manuales. Funcionan de forma simple: ocurre un evento, se evalúan condiciones y, si se cumplen, se ejecuta una acción. A continuación, se detalla cada parte de esta estructura.

Paso 1: Accediendo al módulo de administración de automatizaciones

En el menú lateral inferior izquierdo, haz clic en “Automatizaciones” para visualizar la lista completa. Esta sección muestra todas las automatizaciones configuradas y las organiza por contexto:

• Pipeline Cards
• Database Records
• Tarefas
• Usuarios

Paso 2: Campos básicos (Nombre, Grupo y Descripción)

Al crear una automatización, completa los campos iniciales:

• Nombre: define un título claro que identifique la función de la automatización.
• Grupo: organiza las automatizaciones por área, equipo o proceso. Si no existe, puedes escribir uno nuevo.
• Descripción: documenta el objetivo y la lógica para facilitar futuras mantenimientos.

Paso 3: Definiendo la entidad

La entidad define sobre qué objeto se aplicará la automatización:

• Pipeline Cards: cards creados en pipelines.
• Database Records: registros en bases de datos.
• Tarefas: tareas vinculadas a cards.
• Usuarios: perfiles registrados en la plataforma.

Paso 4: Seleccionando el evento

El evento define cuándo se ejecutará la automatización y varía según la entidad:

Pipeline Cards

• Crear: dispara cuando se crea un nuevo card.
• Actualizar: se ejecuta al modificar información del card.
• Eliminar: dispara al eliminar el card.
• Mover: se activa cuando el card cambia de etapa en el pipeline.
• Tarea completada: se ejecuta cuando una tarea vinculada al card es finalizada.
• Todas las tareas completadas: dispara cuando todas las tareas asociadas al card están finalizadas.

Database Records

• Crear: dispara al crear un nuevo registro.
• Actualizar: se ejecuta al modificar datos del registro.
• Eliminar: dispara al eliminar un registro.

Tarefas

• Crear: dispara al crear una nueva tarea.
• Actualizar: se ejecuta cuando la tarea es editada.
• Eliminar: dispara al eliminar la tarea.
• Tarea completada: dispara cuando la tarea es finalizada.

Usuarios

• Crear: dispara al crear un nuevo usuario.
• Actualizar: se ejecuta cuando se modifican datos o permisos.
• Eliminar: dispara al eliminar un usuario.

Cada entidad posee eventos específicos que pueden utilizarse según el contexto, permitiendo adaptar la automatización al proceso deseado.

Paso 5: Definiendo la acción

La acción es lo que ocurre cuando el evento se ejecuta y las condiciones se cumplen. Entre las opciones disponibles están:

• Enviar Email
• Enviar SMS
• Enviar Slack, Discord o Google Chat
• Duplicar Registro
• Agregar Nota
• Disparar Webhook
• Mover Card
• Cambiar responsable del card
• Calcular valor de campo
• Cambiar valor de campo
• Agregar Tarea
• Agregar Tag al card
• Remover Tag del card
• Remover todas las Tags del card En octapipe, cada acción abre configuraciones específicas, como definir destinatarios en el email o el pipeline de destino al mover un card.

Paso 6: Configurando condiciones

Las condiciones permiten refinar la automatización para que solo se ejecute en escenarios específicos. Debes definir:

• Campo: atributo que será evaluado (como nombre, estado, fecha o campo personalizado).
• Operador: varía según el tipo de campo (ej.: igual, diferente, contiene, mayor que, menor o igual).
• Valor: puede seleccionarse en una lista desplegable o ingresarse manualmente.

Ejemplo: Campo Status + Operador igual + Valor Concluido → la automatización solo se ejecuta cuando el estado sea concluido.

Paso 7: Configurando acciones específicas

Algunas acciones requieren configuraciones adicionales para definir cómo serán ejecutadas. Al seleccionar la acción en el formulario, la sección “Configuraciones” se mostrará automáticamente con los campos correspondientes:

Enviar Email: definir Remitente, Destinatario, Asunto y Mensaje. Es posible usar variables de campos personalizados para completar dinámicamente el contenido.

• Enviar SMS: informar el número del destinatario y el texto del mensaje. También permite variables.

• Enviar Discord / Google Chat / Slack / otros conectores: informar el Endpoint o canal y el contenido del mensaje.

• Duplicar Registro: no requiere configuración adicional, la duplicación se realiza automáticamente.

• Agregar Nota: completar el campo Nota con el texto deseado.

• Disparar Webhook: configurar Método (GET, POST, etc.), Endpoint, Headers y Body de la solicitud.

• Mover Card: seleccionar a qué Pipeline y a qué Etapa se moverá el card.

• Cambiar responsable del card: seleccionar el nuevo responsable en el campo correspondiente.

• Calcular valor de campo: definir el Campo a actualizar y la Fórmula para calcular el nuevo valor, pudiendo usar variables.

• Cambiar valor de campo: seleccionar el Campo e informar el nuevo Valor.

• Crear Tarea: completar Título de la Tarea, Responsable, Días para Inicio, Días para Finalización, Descripción, Prioridad y Estado.

• Agregar Tag al card: seleccionar la Tag que será aplicada.

• Remover Tag del card: seleccionar la Tag que será removida.

• Remover todas las Tags del card: no requiere configuración adicional, elimina todas las tags automáticamente.

Estas opciones permiten personalizar cada automatización según la necesidad, utilizando valores fijos o variables dinámicas de campos personalizados.

Paso 8: Usando variables de campos personalizados

En el menú “Configuraciones”, algunas acciones como “Enviar Email”, “Enviar SMS” o “Calcular valor de campo” permiten utilizar variables que recuperan automáticamente datos de campos personalizados.

Estas variables aparecen en el selector junto a los campos y están representadas por formatos como {cf_uuid_nome_do_campo}.

• Ejemplo en email: “Bienvenido, {cf_uuid_nome_cliente}” → en el envío real se mostrará “Bienvenido, Diogo”.
• Ejemplo en cálculo: “{cf_uuid_preco} - {cf_uuid_desconto}” → la automatización realiza el cálculo con los valores reales almacenados en los cards o registros.

Esto permite que la automatización sea flexible y personalizada para cada card, tarea o registro sin necesidad de reescribir la regla.

Paso 9: Guardando la automatización

Después de completar la configuración, haz clic en “Crear Automatización”. La automatización será creada y se activará inmediatamente.

Buenas prácticas:

• Define nombres claros y objetivos para facilitar la identificación.
• Utiliza grupos para organizar automatizaciones por procesos o equipos.
• Documenta la lógica de la automatización en la descripción.
• Prueba con registros de ejemplo antes de usar en producción.
• Revisa periódicamente para asegurar que siguen cumpliendo con las necesidades actuales.

Conclusión:

Has comprendido cómo funciona la estructura de una automatización, desde los campos básicos hasta entidades, eventos, acciones y condiciones. Con este conocimiento, es posible crear reglas organizadas que aumentan la eficiencia de los procesos dentro de octapipe. Si tienes alguna duda, contacta a nuestro equipo de soporte.