Cómo configurar la acción de envío de email

Configurar el envío de emails en automatizaciones es una forma práctica de mantener clientes, equipos y usuarios informados siempre que ocurran eventos específicos. Esta acción puede utilizarse para notificaciones internas, alertas o comunicaciones externas, garantizando rapidez y consistencia.

Paso 1: Accediendo al módulo de administración de automatizaciones

En el menú lateral inferior izquierdo, haz clic en “Automatización” para visualizar la lista.

Paso 2: Creando o editando una automatización

Haz clic en “Nueva Automatización” para crear una regla o selecciona una automatización existente para editar.

Paso 3: Definiendo entidad y evento

Selecciona la “Entidad” que será monitoreada (ej.: Pipeline Cards, Database Records, Tarefas o Usuarios) y elige el “Evento” que activará la automatización:

• Crear
• Actualizar
• Eliminar
• Mover
• Tarea completada
• Todas las tareas completadas Cada entidad tiene eventos propios que pueden utilizarse según el contexto.

Paso 4: Seleccionando la acción

En el campo “Acción”, selecciona “Enviar correo electrónico”.

Paso 5: Aplicando condiciones (opcional)

Si es necesario, agrega condiciones para definir cuándo se enviará el email:

• Campo: dato que será evaluado.
• Operador: tipo de comparación (igual, diferente, contiene, no contiene, mayor, menor).
• Valor: parámetro de comparación.

Paso 6: Configurando los campos de email

Al seleccionar “Enviar Email”, se mostrará la sección Configuraciones. Completa los campos:

• De (Remitente): dirección de email que aparecerá como remitente.
• Para (Destinatario): dirección del destinatario. Puede usar variables de campos personalizados.
• Asunto: título del email.
• Mensaje: contenido del email, con soporte para texto, enlaces y variables dinámicas.

(Opcional): Puedes utilizar variables dinámicas en “De”, “Para”, “Asunto” y “Mensaje” para personalizar el contenido automáticamente. Haz clic en el ícono (x) junto al campo para insertar variables como “Nombre completo” o “Número del pedido”, representadas como {cf_uuid_nome_completo} y {cf_uuid_numero_do_pedido}, que serán reemplazadas por datos reales al momento del envío.

Paso 7: Guardando la automatización

Después de configurar todos los campos, haz clic en “Crear Automatización” para registrar la automatización. El email será enviado automáticamente siempre que se cumplan el evento y las condiciones configuradas.

Buenas prácticas:

• Utiliza variables de campos personalizados para personalizar los mensajes.
• Evita usar destinatarios genéricos en automatizaciones críticas.
• Prueba la automatización antes de usarla en producción.
• Revisa el asunto y el contenido para asegurar claridad.

Conclusión:

Has aprendido cómo configurar la acción de envío de email en una automatización, desde la selección de entidad y evento hasta la configuración del mensaje. Este recurso permite mantener una comunicación ágil y estandarizada en octapipe. Si tienes alguna duda, contacta a nuestro equipo de soporte.