Como crear y gestionar portales de formularios

La funcionalidad Portales permite reunir múltiples formularios en una única página pública. Esto facilita el compartir enlaces y el llenado por los Usuarios.

Paso 1: Accediendo al módulo de administración de Configuraciones

En el menú lateral inferior izquierdo, acceda a "Configuraciones" y haga clic en "Portales".

Paso 2: Creando un nuevo portal

En la pantalla de listado de portales, haga clic en "Nuevo Portal" para abrir la ventana de creación.

Paso 3: Completando las informaciones del portal

En el modal "Crear Portal", complete los campos a continuación:

• Título: nombre identificador del portal (ej.: RH, Financiero, Soporte).
• Ícono: elija un ícono representativo para el portal.
• Dominio: el sistema genera automáticamente el enlace público con el dominio elegido (ej: app.octapipe.com/portals/octaworks/seudominio).
• Descripción: inserte una breve explicación sobre el objetivo del portal.
• Formularios Vinculados: seleccione los formularios que desea incluir.

Haga clic en "Crear Portal" para guardar.

Paso 4: Visualizando y editando el portal creado

Después de crear, el portal será mostrado en el listado con el nombre y el ícono configurados, haga clic sobre él para visualizar o editar sus informaciones. En la pestaña de edición, es posible:

• Alterar título, descripción, ícono y formularios vinculados.
• Acceder al dominio público para compartir.

Paso 5: Accediendo y compartiendo el portal público

Al hacer clic en "Abrir" y acceder al enlace generado, será mostrada una página pública que contiene todos los formularios vinculados al portal, cada uno con su respectivo botón de acceso. Para compartir el portal con colaboradores o clientes, basta con copiar y enviar el enlace.

Buenas prácticas:

• Nombre los portales de acuerdo con el departamento o proceso (ej.: RH, Financiero, Proyectos).
• Mantenga las descripciones cortas y objetivas para facilitar el entendimiento del Usuario final.
• Vincule solo formularios activos y relevantes.
• Utilice íconos que representen visualmente el contexto del portal.

Conclusión:

Usted aprendió cómo crear y gestionar Portales de Formularios en octapipe, centralizando varios enlaces en una única página. Esta funcionalidad simplifica el compartir y mejora la experiencia de los Usuarios al completar formularios relacionados.