Como crear un formulario web para recibir solicitudes

Crear un formulario web permite recibir solicitudes directamente de usuarios externos, organizándolas automáticamente en el pipeline elegido. Vea cómo configurar y publicar el suyo.

Paso 1: Accediendo al módulo de administración de Formularios Web

En el menú lateral inferior izquierdo, haga clic en “Configuraciones” y, a continuación, en la opción “Formularios Web” ubicada en el centro superior de la pantalla, al lado izquierdo del “Rastreador de Cartones”.

Al acceder, se mostrará el listado de formularios ya creados y la opción para crear nuevos, permitiendo recibir solicitudes de usuarios internos o externos.

Paso 2: Iniciando la creación de un nuevo formulario

1. Haga clic en el botón “Nuevo Formulario” en la esquina superior izquierda.

2. Se mostrará una ventana modal con las configuraciones iniciales.

Paso 3: Configurando los campos iniciales del formulario

En el modal de creación, complete:

• Dominio: subdominio o identificador único que formará parte de la URL pública.
• Ícono: imagen que represente el propósito del formulario.
• Título: nombre mostrado en el encabezado (ej.: Solicitud de Soporte).
• Descripción: texto breve que explique el objetivo del formulario.

Paso 4: Definiendo dónde se creará el card

En la sección “Defina dónde se creará el card”:

• Pipeline: elija el flujo de trabajo donde el card será insertado.
• Etapa del Pipeline: seleccione la etapa inicial del pipeline donde el card aparecerá.

Paso 5: Autenticación y privacidad (opcional)

• Autenticación es necesaria: active para permitir acceso solo a usuarios autenticados.
• Activado: requiere inicio de sesión en octapipe.
• Desactivado: permite envío por cualquier usuario externo.

Haga clic en “Crear Formulario” para guardar las configuraciones iniciales.

Paso 6: Publicando y compartiendo el formulario

1. Después de crear, el formulario aparecerá en el listado.
2. Haga clic sobre él y luego en “Abrir” en la esquina superior derecha para visualizarlo en una nueva pestaña.
3. Copie la URL y compártala con el equipo o clientes.

Paso 7: Probando el formulario

1. Abra la URL pública en una pestaña anónima u otro navegador.
2. Complete los campos obligatorios y haga clic en “Enviar”.
3. Verifique la creación en el pipeline.
4. En octapipe, verifique en el pipeline si el card fue creado en la etapa correcta.

Paso 8: Finalizando la creación

• Comparta el enlace con el equipo o clientes.
• Monitoree el pipeline para acompañar nuevos cards y validar datos.
• Edite el formulario cuando sea necesario para ajustes en los campos.

Buenas prácticas:

• Mantenga títulos claros y objetivos para facilitar el entendimiento.
• Limite campos obligatorios para evitar abandono en el llenado.
• Pruebe en diferentes dispositivos para garantizar buena usabilidad.
• Revise configuraciones de notificaciones para informar al equipo sin excesos.
• Actualice periódicamente con base en el feedback de los usuarios.

Conclusión:

Usted aprendió a crear un formulario web para recibir solicitudes externas, desde la configuración inicial hasta la publicación y pruebas. En caso de dudas, entre en contacto con nuestro soporte.