Como configurar ação de envio de e-mail

Configurar o envio de e-mails em automações é uma forma prática de manter clientes, equipes e usuários informados sempre que eventos específicos acontecerem. Essa ação pode ser usada para notificações internas, alertas ou comunicações externas, garantindo rapidez e consistência nas mensagens.

1º Passo: Acessando o módulo de administração de automações:

No menu lateral inferior esquerdo, clique em “Automações” para visualizar a listagem.

2º Passo: Criando ou editando uma automação:

Clique em “Nova Automação” para criar uma regra ou selecione uma automação existente para editar.

3º Passo: definindo entidade e evento:

Selecione a "Entidade" que será monitorada (ex.: Pipeline Cards, Database Records, Tarefas ou Usuários) e escolha o "Evento" que vai disparar a automação:

• Criar
• Atualizar
• Excluir
• Mover
• Tarefa concluída
• Todas as tarefas concluídas Cada entidade possui eventos próprios que podem ser usados conforme o contexto.

4º Passo: Selecionando a ação:

No campo "Ação", escolha a opção “Enviar E-mail”.

5º Passo: Aplicando condições (opcional):

Se necessário, adicione condições para restringir quando o e-mail deve ser disparado. Configure:

• Campo: qual dado será avaliado.

• Operador: como será feita a comparação (igual, diferente, contém, não contém, maior, menor).

• Valor: o parâmetro usado na comparação.

6º Passo: Configurando os campos de e-mail:

Ao selecionar “Enviar E-mail”, a seção Configurações será exibida. Preencha os campos:

• De (Remetente): endereço de e-mail que aparecerá como remetente.

• Para (Destinatário): endereço de e-mail do destinatário. É possível usar variáveis de campos personalizados para preencher automaticamente.

• Assunto: título do e-mail.

• Mensagem: corpo do e-mail, com suporte a texto formatado, links e variáveis dinâmicas (ex.: nome do cliente, número do pedido).

(Opcional): Você pode usar variáveis dinâmicas nos campos "De", "Para", "Assunto" e "Mensagem" para personalizar o e-mail automaticamente. Clique no ícone (x) ao lado do campo para inserir variáveis, como "Nome completo" ou "Número do pedido" que são representados no texto como **{cf_****uuid_**nome_completo} e **{cf_****uuid_**numero_do_pedido} respectivamente, os quais serão substituídas pelos dados reais do card ou registro no momento do envio.

7º Passo: Salvando a automação:

Após configurar todos os campos, clique em “Criar Automação” para registrar a automação. O e-mail será enviado automaticamente sempre que o evento e as condições configuradas forem atendidos.

Boas práticas:

• Utilize variáveis de campos personalizados para personalizar a mensagem.

• Evite inserir destinatários genéricos em automações críticas.

• Teste a automação em um cenário de exemplo antes de aplicar em produção.

• Revise o assunto e o corpo do e-mail para garantir clareza na comunicação.

Conclusão:

Você aprendeu como configurar a ação de envio de e-mail em uma automação, desde a seleção da entidade e evento até o preenchimento dos campos de mensagem. Esse recurso permite manter sua comunicação ágil e padronizada dentro da octapipe.

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte.