Trello não é Kanban, e Kanban não é Trello: Escolha a ferramenta certa

Muita gente confunde: Trello é Kanban? Kanban é Trello? Na verdade, não.

O Trello é uma ferramenta para gestão de tarefas, que utiliza o método Kanban como base visual, com colunas e cartões que se movimentam de uma fase a outra. Já o Kanban é um método de gestão visual, criado no Japão pela Toyota, para organizar fluxos de trabalho, identificar gargalos e aumentar a eficiência de processos.

O que é Kanban, afinal?

Kanban, traduzido do japonês, significa “cartão” ou “sinal visual”. É um quadro dividido em colunas, que representam as fases de um fluxo de trabalho. Os cartões (ou cards) são as tarefas ou atividades, que se movem entre as fases conforme o andamento.

Exemplo de um quadro Kanban simples:

[ A Fazer ] → [ Em Andamento ] → [ Concluído ]

Com isso, é possível visualizar claramente o status de cada tarefa, o volume de trabalho em cada fase, e onde podem existir gargalos ou atrasos.

O método Kanban é amplamente usado por equipes de tecnologia, marketing, operações e muitos outros setores, justamente por ser flexível, visual e fácil de implementar.

Mas Trello é suficiente para tudo?

Embora o Trello seja excelente para organizar tarefas com base em Kanban, ele é limitado quando falamos de gestão de processos mais estruturados e recorrentes.

E aqui está a diferença essencial: Tarefas são ações pontuais, processos são sequências de etapas padronizadas, que envolvem responsáveis, prazos, regras, validações e resultados esperados.

O que é um processo?

De forma simples, um processo é uma sequência de atividades encadeadas, com início, meio e fim, que se repete com frequência dentro de uma empresa, como onboarding de clientes, aprovações de compras, suporte técnico, vendas, entre outros.

Ferramentas para BPM (Business Process Management)

Para quem precisa ir além da gestão de tarefas e realmente gerenciar processos, existem ferramentas específicas para isso, como a octapipe.

Diferente do Trello, ferramentas de BPM como a Octapipe oferecem:

• Formulários personalizados: para entrada de dados e solicitações estruturadas.
• Triggers automáticos: para movimentação de cards e execução de ações com base em regras.
• Campos customizados: parametrização dos cards e formulários com tipos de campos diversos (texto, número, data, seleção, etc.).
• SLA e prazos: controle de tempo em cada fase, alertas de vencimento e monitoramento de atrasos.
• Checklists por etapa: definição de atividades obrigatórias em cada fase do processo.
• Definição de responsáveis: por tarefa, por fase ou por tipo de solicitação.
• Controle de acesso: restrição por equipe, perfil ou processo.
• Histórico de ações: registro detalhado de tudo que aconteceu no processo.
• Dashboards e relatórios: métricas específicas de processos (tempo médio, gargalos, volume por etapa, etc.).
• Automação de mensagens: envio de e-mails ou notificações automáticas conforme o progresso.
• Importação e exportação de dados: integração com outras ferramentas.
• API aberta (em planos avançados): integração com sistemas externos.

Esses recursos ajudam empresas a padronizar rotinas, automatizar fluxos e acompanhar resultados com mais eficiência e previsibilidade.

Conclusão

Se sua equipe precisa de algo além do básico, a octapipe é a evolução natural do Trello. Com uma plataforma pensada para eficiência, automação e escala, você vai transformar sua gestão de processos em pouco tempo.