Aula 3: Quadros, colunas e cartões: como estruturar um fluxo Kanban

Depois de entender a origem e os princípios do Kanban, chegou a hora de colocar a mão na massa. Nesta aula, vamos ver como estruturar, na prática, um quadro Kanban: o que ele representa, como definir as colunas e o que deve estar dentro de cada cartão.

O quadro representa o processo inteiro

Um quadro Kanban é a representação visual de um processo completo, do início ao fim. Antes de criar qualquer coluna, vale a pena responder: qual processo esse quadro vai representar? Pode ser o atendimento ao cliente, o processo de vendas, o onboarding de novos funcionários ou a aprovação de despesas.

Ter clareza sobre o processo evita um erro comum: misturar tarefas de naturezas diferentes em um único quadro, o que torna o fluxo confuso e difícil de gerenciar.

Definindo as colunas

As colunas representam as etapas pelas quais um item passa até ser concluído. Elas devem refletir a realidade do processo, não um modelo genérico copiado de outro lugar. Um bom ponto de partida é usar o mapeamento AS IS, visto na trilha anterior, e transformar cada etapa identificada em uma coluna.

Um exemplo de estrutura para um processo de suporte ao cliente:

• Novo chamado: solicitações que ainda não foram analisadas.
• Em atendimento: chamados sendo tratados pelo time de suporte.
• Aguardando cliente: chamados parados esperando uma resposta do cliente.
• Resolvido: chamados finalizados com sucesso.

É importante resistir à tentação de criar colunas demais. Quanto mais colunas, mais complexo fica o quadro de gerenciar. O ideal é começar simples e adicionar novas colunas apenas quando realmente necessário.

O que deve estar em um cartão

Cada cartão representa um item de trabalho individual, como um chamado, um pedido ou uma tarefa. Para que o cartão seja útil, ele deve conter as informações mínimas necessárias para qualquer pessoa entender a situação rapidamente:

• Um título claro, descrevendo o que precisa ser feito.
• O responsável pela etapa atual.
• A data de entrada e, se aplicável, o prazo (SLA).
• Informações relevantes, como anexos, comentários ou histórico de atendimento.

Montando isso na Octapipe

Na Octapipe, cada pipeline já nasce com essa estrutura de quadros, colunas e cards prontos para uso. É possível:

• Criar colunas personalizadas para cada etapa do processo, com a ordem que faz sentido para a equipe.
• Configurar campos customizados nos cards, como prioridade, categoria ou cliente.
• Atribuir responsáveis automaticamente quando um card é criado ou movido entre colunas.

Essa estrutura permite que qualquer pessoa, ao abrir o pipeline, entenda em segundos o estado de qualquer solicitação, sem precisar perguntar para ninguém.

O que vem depois

Com o quadro estruturado e funcionando, o próximo passo é aprender a medir esse fluxo com métricas específicas do Kanban, como tempo de ciclo, lead time e o diagrama de fluxo cumulativo. Esse é o tema da próxima aula.