Aula 1: O que é automação de processos e quando vale a pena automatizar

Depois de mapear, modelar e gerenciar processos, o passo natural seguinte é perguntar: o que pode ser automatizado? É aqui que entra o BPA, a disciplina de automação de processos de negócio.

O que é BPA

BPA é a sigla para Business Process Automation, ou automação de processos de negócio. Trata-se de usar tecnologia para executar, sem intervenção humana, etapas de um processo que antes exigiam que alguém realizasse manualmente.

Diferente do BPM, que trata da gestão do processo como um todo (incluindo pessoas, regras e melhoria contínua), o BPA foca especificamente em eliminar trabalho manual repetitivo, substituindo-o por regras automáticas.

Exemplos simples de automação

Alguns exemplos do dia a dia ajudam a entender o conceito:

• Quando um formulário é enviado, criar automaticamente um card no pipeline correto, sem que alguém precise copiar e colar as informações.
• Quando um card fica em uma coluna por mais tempo que o SLA combinado, enviar uma notificação automática para o responsável.
• Quando uma solicitação é aprovada, gerar automaticamente um documento ou enviar um e-mail de confirmação para o cliente.

Em todos esses casos, uma regra automática substitui uma tarefa que, antes, alguém precisava lembrar de fazer manualmente.

Quando vale a pena automatizar

Nem todo processo é um bom candidato para automação. Alguns sinais de que vale a pena investir tempo automatizando uma etapa:

• Repetição alta: a tarefa é feita várias vezes por dia ou por semana, sempre da mesma forma.
• Regras claras: é possível descrever exatamente a condição que dispara a ação, sem depender de julgamento humano caso a caso.
• Baixo valor agregado na execução manual: a tarefa não exige criatividade ou análise profunda, apenas execução repetitiva de uma regra.
• Risco de erro humano: tarefas repetitivas e mecânicas são as que mais sofrem com distração e esquecimento.

Por outro lado, processos que envolvem julgamento complexo, negociação ou decisões que mudam caso a caso costumam continuar precisando de uma pessoa, mesmo que partes desse processo possam ser automatizadas.

Um exemplo aplicado com a Octapipe

Imagine o processo de qualificação inicial de leads. Antes da automação, um vendedor precisava olhar manualmente cada novo lead que chegava, verificar se ele tinha as características de um bom cliente e só então mover esse lead para a próxima etapa.

Com automação dentro da Octapipe, é possível configurar uma regra de workflow: quando um lead é cadastrado com determinadas características preenchidas no formulário, como porte da empresa ou orçamento informado, o card é movido automaticamente para a coluna "Qualificado", sem esperar que o vendedor faça essa triagem manual. O vendedor passa a focar seu tempo na conversa com o cliente, não na triagem repetitiva.

O risco de automatizar sem pensar

Antes de automatizar qualquer etapa, é importante ter certeza de que o processo por trás dela está realmente bem desenhado. Automatizar um processo ruim só faz esse processo ruim acontecer mais rápido e com menos visibilidade humana para perceber que algo está errado. Esse é justamente o tema que vamos detalhar mais adiante nesta trilha.

Próximo passo

Antes de seguir com mais exemplos de automação, é importante esclarecer outra confusão comum no mercado: a diferença entre BPM, BPA e RPA. É esse o assunto da próxima aula.