Aula 4: Métricas Kanban: tempo de ciclo, lead time e diagrama de fluxo CFD

Um quadro Kanban bem estruturado já ajuda muito a organizar o trabalho. Mas para saber se esse fluxo está realmente saudável, é preciso olhar para alguns números específicos. Nesta aula, vamos detalhar três métricas centrais do Kanban: tempo de ciclo, lead time e o diagrama de fluxo cumulativo.

Tempo de ciclo (cycle time)

O tempo de ciclo mede quanto tempo um item leva desde o momento em que o trabalho realmente começa até o momento em que ele é concluído. Diferente do lead time, que veremos a seguir, o tempo de ciclo não conta o tempo que o item ficou esperando na fila antes de alguém começar a trabalhar nele.

Por exemplo, se um chamado de suporte entra na fila na segunda-feira, mas só começa a ser atendido na quarta, e é resolvido na quinta, o tempo de ciclo é de dois dias (de quarta a quinta), não de quatro.

Acompanhar o tempo de ciclo ajuda a entender a real capacidade de execução da equipe, sem o ruído do tempo de espera.

Lead time

Já vimos esse conceito na trilha de Fundamentos, mas ele é tão importante para o Kanban que vale reforçar: lead time é o tempo total, desde a entrada do item no quadro até sua conclusão, incluindo o tempo de espera.

No exemplo anterior, o lead time seria de quatro dias (de segunda a quinta), porque inclui os dois dias que o chamado ficou esperando antes de ser atendido.

A diferença entre lead time e tempo de ciclo costuma revelar onde está o problema: se o lead time é muito maior que o tempo de ciclo, o gargalo está na espera, não na execução.

Cumulative Flow Diagram (CFD)

O Cumulative Flow Diagram, ou diagrama de fluxo cumulativo, é um gráfico que mostra, ao longo do tempo, quantos itens estão em cada coluna do quadro. Cada coluna do Kanban é representada por uma faixa colorida no gráfico, e a largura dessa faixa em um determinado dia mostra quantos itens estavam naquela etapa.

Esse gráfico é especialmente útil para identificar gargalos visualmente: se a faixa de uma coluna está crescendo continuamente, isso significa que os itens estão entrando nela mais rápido do que saindo, um sinal claro de que aquela etapa precisa de atenção.

Acompanhando essas métricas na Octapipe

Os dashboards da Octapipe foram pensados para tirar esse trabalho manual de cima da equipe:

• O sistema registra automaticamente as datas de entrada e saída de cada coluna, permitindo calcular tempo de ciclo e lead time sem planilhas.
• Relatórios mostram a quantidade de cards por coluna ao longo do tempo, funcionando como uma versão simplificada do diagrama de fluxo cumulativo.
• É possível comparar períodos diferentes para saber se o processo está realmente melhorando após uma mudança.

Fechando a base do Kanban

Com o quadro estruturado e as métricas sendo acompanhadas, falta só um passo para fechar essa trilha: ver como o Kanban se aplica em diferentes áreas da empresa, além do exemplo clássico de tecnologia. É esse o assunto da próxima e última aula da trilha.