Aula 4: Governança de processos: donos, comitês e revisões periódicas

Mapear um processo e colocá-lo em prática é só o começo. Sem alguém responsável por cuidar dele ao longo do tempo, qualquer processo tende a se deteriorar: novas exceções vão surgindo, atalhos informais voltam a aparecer e o processo desenhado se distancia da realidade. É aqui que entra a governança de processos.

O que é governança de processos

Governança de processos é o conjunto de papéis, responsabilidades e rituais que garantem que os processos da empresa continuem funcionando bem, sejam revisados periodicamente e evoluam junto com o negócio. Sem governança, o BPM se torna apenas um exercício de mapeamento que perde valor com o tempo.

O dono do processo

Cada processo importante deve ter um dono, ou seja, uma pessoa (não necessariamente quem executa o processo no dia a dia) responsável por:

• Acompanhar os indicadores daquele processo regularmente.
• Aprovar mudanças na forma como o processo funciona.
• Garantir que a equipe envolvida siga o processo combinado.
• Levar problemas e sugestões de melhoria para discussão.

O dono do processo não precisa ser o gestor mais sênior da área. Muitas vezes, a pessoa mais próxima da execução diária é quem tem mais condições de identificar problemas reais e propor ajustes.

Comitês de revisão

Para processos que atravessam várias áreas da empresa, como o fluxo completo de um pedido, desde a venda até a entrega, pode ser útil criar um comitê com representantes de cada área envolvida. Esse comitê se reúne periodicamente para discutir o desempenho do processo como um todo e alinhar mudanças que afetam múltiplos times.

Revisões periódicas

Mesmo processos que estão funcionando bem devem ser revisados de tempos em tempos, com uma frequência que faça sentido para a criticidade do processo: mensal para processos de alto impacto, trimestral ou semestral para processos mais estáveis.

Uma revisão periódica simples costuma responder a três perguntas:

1. Os indicadores do processo (KPIs, SLAs, lead time) estão dentro do esperado?
2. Surgiram exceções ou problemas recorrentes que o processo atual não resolve bem?
3. Algo mudou no negócio que exige ajustar o processo, como crescimento de volume ou novas exigências legais?

Como a Octapipe apoia a governança na prática

Ter um pipeline estruturado na Octapipe facilita bastante o trabalho de governança:

• O dono do processo pode acompanhar dashboards atualizados em tempo real, sem precisar pedir relatórios manuais para a equipe.
• Mudanças no pipeline, como novas colunas ou automações, ficam registradas e podem ser comunicadas para todos os envolvidos.
• Comitês podem usar o próprio pipeline como base de discussão nas reuniões de revisão, olhando dados reais em vez de impressões soltas.

Encerrando a trilha de BPM

Com o ciclo de vida do BPM, a diferença entre BPM e outras abordagens, os critérios de priorização e a governança, você já entende como gerenciar processos de forma estruturada e contínua. Na próxima trilha, vamos aprender a notação BPMN, a linguagem visual usada para desenhar processos de forma padronizada.